En el primer escenario el emprendedor hace inversiones antes de tiempo limitando su flujo de caja. En el segundo escenario el emprendedor le queda mal a sus clientes porque no tiene la capacidad de atenderlos con calidad. Para no caer en ninguno de estos dos extremos, aquí hay 10 claves que todo emprendedor debe tener presente sobre sus operaciones:
1. El momento correcto
En un mundo ideal, el emprendedor debería pensar en mejorar sus operaciones cuando aumentan las ventas. Cuando el emprendedor sienta que está llegando cerca al máximo de su capacidad, ahí debe invertir en mejorarlas. Son varios los que, desde el día uno, piensan en una bodega, en un website, en empleados; sin tener ni una sola venta. Esto es peligroso porque puede ser que no tenga ventas nunca y se haga inversiones innecesarias.
2. Diagrama de Flujos
El emprendedor debería dibujar su Diagrama de Flujos (grafico de sus operaciones) para entender claramente como estas están funcionando. No importa que tan grande sean las operaciones, este grafico le permitirá visualizar sus operaciones completas. El emprendedor debe dibujar todas las actividades que requiere para llevarle a las manos de los clientes sus productos o servicios.
3. Tiempo
Se debe escribir el tiempo que toma cada una de las actividades. Esto le permitirá al emprendedor tener claro cuánto se demora en producir y despachar su producto o servicio. De esta forma va a hacer compromisos que sabe de antemano que puede cumplir.
4. Capacidad
Además del tiempo que toma cada una de las actividades, el emprendedor debe identificar la capacidad de producción de cada una de estás actividades. Esto le permitirá saber cuántas unidades o servicios puede ofrecer al mes.
5. Recursos y alianzas
Es importante que por cada actividad del Diagrama de Flujos el emprendedor tenga claro que recursos internos de la compañía (empleados, materia prima, etc.) necesita para cada actividad al igual que las alianzas externas. Esta información le permitirá analizar si al incrementar recursos o mejorar alianzas puede ser más eficiente al operar.
6. Eliminar actividades
Cuando se tiene completo el Diagrama de Flujos lo primero que el emprendedor debe preguntarse es qué actividades podría eliminar de su operación. En algunos casos hay actividades innecesarias que hacen que el emprendedor se demore más o que las operaciones sean más costosas. Así que si una actividad se puede eliminar, se debe eliminar.
7. Cuello de Botella
El Cuello de Botella se le conoce a la actividad que represa todas las operaciones, usualmente porque es la que más tiempo toma. Identificar el Cuello de Botella es esencial para que el emprendedor pueda analizar si puede ponerle más recursos o crear mejores alianzas para destaparlo; y así las operaciones completas en consecuencia sean más eficientes.
8. Mejoras
Después de destapar el Cuello de Botella, el emprendedor debe analizar el resto de actividades y ver si puede mejorarlas. La idea es que las operaciones poco a poco queden lo mas eficientes posibles tanto en términos de tiempo como en capacidad.
9. Mayor impacto
Cuando se identifica la forma de mejorar todas las actividades el emprendedor debe empezar a mejorarlas dependiendo de el impacto que tenga en las operaciones. Entre mayor sea el impacto, más rápido debería llevarse acabo. Si dos operaciones tienen el mismo impacto, empezar con la que esté primero.
10. Constante análisis
Cada vez que las ventas van creciendo el emprendedor debería revisar sus operaciones, esto le permitirá seguir atendiendo a sus clientes con alta calidad tanto en términos de que tan rápido puede operar, como en términos de aprovechar oportunidades grandes que requieran mayor capacidad.
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